Privacybeleid
Deze vertaling wordt ter informatie verstrekt; de Franse versie is de juridisch bindende referentie.
Beleid inzake gegevensbescherming - (Verordening EU 2016/679 van 27 april 2016 (AVG) en wet nr. 78-17 van 6 januari 1978)
PREAMBULE:
Dit beleid inzake gegevensbescherming heeft tot doel de Betrokkenen te informeren over de verwerking van hun persoonsgegevens in het kader van geautomatiseerde en niet-geautomatiseerde verwerkingen, overeenkomstig de bepalingen van wet nr. 78-17 van 6 januari 1978 en verordening EU 2016/679 van 27 april 2016 (hierna « AVG ») en de overige geldende wettelijke en reglementaire bepalingen (hierna de « Geldende Regelgeving ») met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens.
De termen « Persoonsgegevens », « Verwerkingsverantwoordelijke », « Verwerker », « Verwerking », « Betrokkene », « Inbreuk in verband met persoonsgegevens » en « Toezichthoudende Autoriteit » worden gedefinieerd zoals zij worden gedefinieerd in artikel 4 van de AVG.
DE VOORNAAMSTE CATEGORIEËN PERSOONSGEGEVENS DIE HET VOORWERP VORMEN VAN EEN VERWERKING
De verzamelde persoonsgegevens zijn de volgende:
i. Vóór de bestelling: vastlegging van de iris van prospects (test, demonstratie),
ii. Bij de bestelling:
a. Identificatiegegevens (naam, voornaam, geslacht),
b. Vastlegging van de iris,
c. Contactgegevens (postadres, e-mailadres, telefoonnummers)
iii. Tijdens de contractuele relatie: vastlegging van de iris van de eindklanten, gegevens met betrekking tot de contractuele en commerciële relatie tussen de Betrokkenen en IRIS GALERIE (bijv. abonnementscategorie, aankoophistoriek),
iv. Bij het bezoek aan een website van het IRIS GALERIE-netwerk; gegevens die worden verzameld door middel van cookies, trackers of gelijkwaardige technische middelen (voor meer informatie over het beheer van cookies en trackers, raadpleeg de informatienota betreffende het beheer van cookies).
WETTELIJKE INFORMATIE BESTEMD VOOR DE BETROKKENEN
Dit document heeft met name tot doel de Betrokkenen de vereiste wettelijke informatie te verstrekken, die als volgt luidt:
(a) Identiteit en contactgegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke van persoonsgegevens
De identiteit en de postgegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke van persoonsgegevens zijn de volgende:
- de vennootschap IRIS GALERIE, vereenvoudigde aandelenvennootschap ingeschreven in het handels- en vennootschapsregister van Parijs onder nummer 897514618, met maatschappelijke zetel te 35 rue de l’Annonciation, 75016 Parijs (hierna « IRIS GALERIE »);
(b) Contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming
De contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming zijn de volgende:
- Meester Pascal Alix, advocaat-vennoot van de AARPI VIRTUALEGIS, 5 rue Jean-Baptiste Dumas, 75017 Parijs; e-mailadres: dpo.irisgalerie@virtua-legis.com.
(c) Doeleinden van de Verwerkingen van persoonsgegevens
De doeleinden van de Verwerkingen waarvoor de persoonsgegevens bestemd zijn, zijn de volgende:
- (i) identificatie van de Betrokkenen en contact met hen (eindklanten),
- (ii) identificatie van de contactpersonen binnen de dienstverlenende entiteiten en leden van het IRIS GALERIE-netwerk,
- (iii) levering van de contractuele diensten,
- (iv) beheer van de contracten en klantaccounts,
- (v) beheer van de relaties met de gesprekspartners bij de dienstverleners en leden van het IRIS GALERIE-netwerk,
- (vi) verzending van informatie en/of voorstellen voor diensten aan de Betrokkenen.
(d) Rechtsgronden van de Verwerkingen
De rechtsgronden van de Verwerking zijn, afhankelijk van de Verwerkingen:
- (i) de noodzaak van de uitvoering van de precontractuele maatregelen die op verzoek van eindklanten worden genomen alvorens eventueel van de contractuele diensten te genieten (tests, demonstraties),
- (ii) de noodzaak van de uitvoering van een contract gesloten met de entiteiten die lid zijn van het IRIS GALERIE-netwerk en de eindklanten opdat de Betrokkenen van de contractuele diensten kunnen genieten,
- (iii) de noodzaak voor IRIS GALERIE om haar gerechtvaardigd belang na te streven, met name om de relatie met de entiteiten die lid zijn van het IRIS GALERIE-netwerk en de eindklanten te beheren,
- iv) de noodzaak voor IRIS GALERIE om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen waaraan zij is onderworpen, met name uit hoofde van de uitoefening van de rechten en de fiscale en boekhoudkundige verplichtingen.
(e) Ontvangers van de persoonsgegevens
De ontvangers van de verwerkte persoonsgegevens zijn:
- de personeelsleden van IRIS GALERIE die belast zijn met de contractuele prestaties en het beheer van de relaties met de entiteiten die lid zijn van het IRIS GALERIE-netwerk en met de eindklanten,
- de personeelsleden van de onderaannemende en niet-onderaannemende dienstverleners van IRIS GALERIE die deelnemen aan de uitvoering van deze prestaties zoals bijvoorbeeld de productielaboratoria, de vervoerders en de IT-dienstverleners.
- de personeelsleden van de entiteiten die lid zijn van het IRIS GALERIE-netwerk, gezamenlijke of onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijken.
(f) Doorgifte van de persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (E.E.R.)
De Betrokkenen worden ervan in kennis gesteld dat de Verwerkingsverantwoordelijke in voorkomend geval, met name wanneer een dienstverlener buiten de E.E.R. is gevestigd, een doorgifte van de persoonsgegevens kan verrichten naar een derde land waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft genomen; indien het land van bestemming niet het voorwerp uitmaakt van een adequaatheidsbesluit, kan de doorgifte enkel worden verricht op voorwaarde dat passende waarborgen worden geboden en dat de Betrokkenen bij de Verwerking van persoonsgegevens beschikken over afdwingbare rechten en doeltreffende rechtsmiddelen, onder de voorwaarden van de Geldende Regelgeving en met name van de artikelen 46 tot 49 van de AVG.
(g) Bewaartermijn van de persoonsgegevens
De bewaartermijnen van de persoonsgegevens van de Betrokkenen variëren naargelang het doeleinde van de Verwerkingen en naargelang de aard van de relatie (prospect die nooit een contract heeft gesloten of klant).
De onderstaande tabel preciseert de voornaamste bewaartermijnen van de persoonsgegevens die betrekking hebben op de Betrokkenen:
Categorieën van gegevens
Doeleinden
Bewaartermijnen
Prospects
Geheel van de persoonsgegevens (waaronder identificatie- en contactgegevens)
Aanleg en exploitatie van een prospectenbestand
3 (drie) jaar te rekenen vanaf het laatste contact met de prospect
Klanten en voormalige klanten
Identificatie- en contactgegevens
Beheer van de klantaccounts, van de gebruikersnamen en wachtwoorden, van de bestellingen, van de facturatie en van de betalingen. Verzending van informatie over de evolutie van de aanbiedingen
Gedurende de volledige duur van de contractuele relatie (zolang de Betrokkenen niet hun intentie kenbaar hebben gemaakt om hun persoonsgegevens niet langer bewaard te zien), met een maximum van 3 (drie) jaar te rekenen vanaf de laatste bestelling van prestaties en/of documenten geplaatst door de Betrokkenen.
Gegevens met betrekking tot de uitvoering van het contract
Beheer van de klantaccount, van de bestellingen, van de facturatie en van de betalingen.
10 jaar te rekenen vanaf de laatste bestelling van prestaties en/of documenten geplaatst door de Betrokkenen
Vastlegging van de iris
Vervaardiging van de werken
24 uur in actieve database
Gegevens met betrekking tot de uitoefening van een recht door een Betrokkene
Uitvoering van de verplichtingen van de artikelen 15 en volgende van de AVG
De gegevens worden bewaard gedurende het kalenderjaar van het verzoek, vermeerderd met vijf jaar.
Gesprekspartners bij de onderaannemers en niet-onderaannemende partners
Identificatie- en contactgegevens
Beheer van de klantaccounts, van de bestellingen, van de facturatie en van de betalingen. Verzending van informatie over de evolutie van de aanbiedingen
gedurende de volledige duur van de contractuele relatie (zolang de Betrokkenen niet hun intentie kenbaar hebben gemaakt om hun persoonsgegevens niet langer bewaard te zien), met een maximum van 3 (drie) jaar te rekenen vanaf het laatste contact in het kader van de laatste contractuele relatie.
(h) Rechten van de Betrokkenen die kunnen worden uitgeoefend bij de Verwerkingsverantwoordelijke (zoals hierboven geïdentificeerd)
Gelet op de rechtsgrond van de Verwerkingen, met name die van de toestemming, beschikt de betrokkene over de volgende rechten, onder de voorwaarden voorzien door de Geldende Regelgeving:
- de toegang tot zijn persoonsgegevens;
- de rectificatie van de persoonsgegevens wanneer deze onjuist of onvolledig zijn;
- de wissing daarvan, met name wanneer deze gegevens niet langer noodzakelijk zijn gelet op het doeleinde van de Verwerking of wanneer de betrokkene zijn toestemming heeft ingetrokken of wanneer de Verwerking onrechtmatig is, onder voorbehoud van de wettelijke bewaarverplichtingen;
- een beperking van de Verwerking van zijn persoonsgegevens wanneer de juistheid van de gegevens wordt gecontroleerd ten gevolge van een betwisting door de betrokkene, wanneer de Verwerking onrechtmatig is en de betrokkene zich verzet tegen de wissing van de gegevens en in plaats daarvan de beperking van het gebruik ervan eist of wanneer de Verwerkingsverantwoordelijke de persoonsgegevens niet langer nodig heeft voor de doeleinden van de verwerking maar deze nog noodzakelijk zijn voor de betrokkene voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van rechten in rechte;
- het bezwaar van de betrokkene tegen de Verwerking van zijn persoonsgegevens om redenen die verband houden met zijn bijzondere situatie;
- het bezwaar van de Betrokkenen op elk moment tegen de Verwerking van zijn persoonsgegevens met het oog op direct marketing, met inbegrip van profilering;
- de overdraagbaarheid van zijn persoonsgegevens onder de voorwaarden van de Geldende Regelgeving, die met name bepaalt dat de Betrokkenen bij een Verwerking van persoonsgegevens het recht hebben om de hen betreffende persoonsgegevens die zij aan de Verwerkingsverantwoordelijke hebben verstrekt te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, en het recht hebben deze gegevens aan een andere Verwerkingsverantwoordelijke te laten doorgeven;
- het recht om richtlijnen vast te stellen met betrekking tot het lot van zijn persoonsgegevens na zijn overlijden;
De uitoefening van de rechten zoals geïdentificeerd in dit punt (h) wordt door de betrokkene verricht bij de Verwerkingsverantwoordelijke (zoals hierboven geïdentificeerd) door middel van een verzoek dat door hemzelf of door een naar behoren gemachtigde persoon wordt ingediend, gericht aan de functionaris voor gegevensbescherming van IRIS GALERIE op het volgende e-mailadres: gdpr@irisgalerie.com.
(i) Klacht bij de CNIL
De Betrokkenen kunnen, met name indien zij van oordeel zijn dat de antwoorden van de Verwerkingsverantwoordelijke op hun vragen over de verwerking van hun persoonsgegevens niet bevredigend zijn, een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit, namelijk de Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL): 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 Parijs 07.
(j) Verplicht karakter van het verstrekken van bepaalde persoonsgegevens
De uitoefening door een betrokkene van zijn recht om zich te verzetten tegen de verwerking van bepaalde van zijn persoonsgegevens (en met name de locatie- en/of contactgegevens) om redenen die verband houden met zijn bijzondere situatie kan de sluiting van het contract verhinderen. De latere uitoefening van hetzelfde recht kan in voorkomend geval de toegang tot aanvullende contractuele diensten verhinderen.
(k) Geautomatiseerde besluitvorming
Met de verzamelde persoonsgegevens wordt geen enkele geautomatiseerde besluitvorming in de zin van de Geldende Regelgeving verricht.
(l) Eventuele latere Verwerking van de persoonsgegevens
In beginsel verricht IRIS GALERIE geen enkele latere verwerking van de persoonsgegevens voor een ander doeleinde dan dat waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld. Maar in het geval dat een verwerking zou worden verricht voor een of meer niet-onverenigbare doeleinden, andere dan die welke aanvankelijk werden bepaald, verstrekt de Verwerkingsverantwoordelijke de Betrokkenen voorafgaand de vereiste informatie over dit/deze doeleinde(n) en verkrijgt, indien nodig, voorafgaand hun toestemming.